전자연구노트 도입시 ROI (투자수익)

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이 글의 목적은 실험실에서 전자연구노트를 도입하는 데 따른 ROI(투자수익)를 평가하는 것입니다.

현재 사용 가능한 수많은 솔루션 및 연구 도구 중에서 과학자들은 기록 보관을 위한 종이 기반 접근 방식을 보완하기 위해 전자연구노트(ELN) 를 선택하고 있습니다. SciNote ELN,의 예에서 우리는 다른 이점과 별도로 ELN으로 전환하는 것이 연구자의 생산성에 상당한 영향을 미친다는 것을 보여줍니다. 연구원들이 실험실에서 ELN 구현 전후에 작업을 수행하는 데 필요한 시간을 비교하고 ROI(투자수익)를 계산했습니다.

평균적으로 연구자들은 ELN을 사용하여 동일한 양의 작업을 수행하는 데 일주일에 9시간을 절약합니다!

연구원들 9시간/주 절약

일부 연구자의 경우 절약된 시간이 1주 17시간에 달합니다! 그들은 이제 보고서 작성에 33%, 스케줄링 및 계획에 16%, 이메일에 6%의 시간을 덜 소비합니다. 초기 학습 곡선과 소프트웨어에 대한 투자가 끝나면 과학자들은 3-4개월 내에 투자를 회수할 수 있습니다.

SciNote를 사용 및 미사용 시 주간 작업량에 소요된 시간 비교

“SciNote를 사용하면 하루 종일 다양한 업무에 시간을 절약할 수 있으며, 그걸 다 합치면 일찍 집에 돌아가거나 다른 우선 순위에 시간을 투자할 수 있습니다.” DALEX Biotech 의 스타트업 공동 소유자이자 독일 Bonn-Rhein-Sieg 응용 과학대학의 연구실 관리자인 David Frommholz는 말했습니다.

SciNote를 사용하거나 사용하지 않고 작업을 수행하는 데 필요한 시간을 결정하기 위해 7명의 실력있는 SciNote 사용자와 인터뷰했습니다. 인터뷰 대상자는 서로 다른 직위(PhD, Lab Manager, Startup Co-Owner, Research Associate 등)를 가지고 있으며, 이러한 차이로 인해 다양한 업무 범주에 걸쳐 시간 차이 또한 다양합니다.

이미지 1과 이미지 2 (아래)는 특정 주제에 대해 SciNote를 사용 및 미사용 연구원들 간의 업무 소요 시간/주 비교를 보여줍니다. 그들은 동일한 양의 작업을 수행하는 데 필요한 시간을 평가하라는 요청을 받았습니다. 차트는 중앙값/작업 범주 및 중앙값/사람을 보여줍니다.

평균적으로 연구자들은 ELN을 사용하는 동안 1주일에 9시간을 절약합니다. 일부의 경우, 시간 절약이 17시간에 달합니다!

이미지 1 — SciNote를 사용 및 미사용 시 주간 작업량에 소요된 시간 비교 (중앙값/작업 범주)

우리는 연구원들이 보고서 작성, 일정 계획 및 작업 계획을 수립할 때 뿐 만 아니라 이메일 응답시 더욱 효율적이라는 것을 볼 수 있습니다.

이미지 2 — SciNote를 사용 및 미사용 시 주간 작업량에 소요된 시간 비교 (중앙값/사람)

시간 절약에 대한 사용자 설명 (범주별)

• 회의

대부분의 연구자들에게 그들이 참석한 시간은 ELN 시행 후 많은 변화가 없지만 회의 준비에 투자한 시간은 변화가 있습니다.

“_SciNote를 사용하면 일반적으로 회의 준비 및 참석에 투자할 시간의 50%를 절약할 수 있습니다._” 노르웨이의 스타방에르 대학의 박사과정 학생인 A. Alhourani는 말합니다.

어떻게?

ELN 내의 데이터 구조가 언제든 준비된 상태로 만들어줍니다. 데이터가 순서대로 있습니다. 파일을 찾거나 페이지를 넘길 필요없이 작업 진행 상황에 대해 이야기할 수 있습니다.

ELN은 공동 작업 플랫폼으로도 사용할 수 있기 때문에 결과에 대한 의견, 피드백 및 예를 들어 작업 위임 등을 주석 및 알림을 통해 공유할 수 있어 일부 회의를 줄일 수 있습니다.

“_학계에서는 수강생의 수가 증가함에 따라 숫자가 배로 증가하기 때문에 감독자의 관점에서는 더 많은 시간을 절약 할 수 있습니다._” Alhourani는 더 자세히 설명합니다.

• 이메일

“전자연구노트는 오랜 전에 일어난 일들을 가져올 때 유용합니다._” Alhourani는 말합니다. “_SciNote가 없으면 파일을 요청받고 그것을 자세히 봐야할 때 두 배의 시간을 투자해서 이메일을 준비해야 합니다. 이것이 SciNote가 실제로 도움이 되는 부분입니다. ” 그는 계속해서 말했습니다.

ELN은 모든 연구 데이터를 신속하게 검색하는 것 외에도 소프트웨어 내에 직접 의견을 게시하고 팀 구성원, 학생 또는 감독자에게 즉시 통보하도록 유지하여 불필요한 특정 이메일을 회피할 수 있습니다.

• 지침

ELN을 통해 실험실 구성원은 모든 프로토콜과 관련 연구 데이터를 한 곳에 정리할 수 있습니다. 공인 실험실 구성원은 감독자의 자문과 멘토십 외에도 작업에 필요한 정보를 찾아 액세스할 수 있습니다. 이를 통해 지침을 요청하는 데 소요되는 시간이 줄어 듭니다.

“각 프로젝트에 관한 모든 정보는 SciNote에 있습니다. 따라서 완료된 모든 것이나 수행 방법을 설명하는 대신 사람들이 프로젝트를 검토하도록 할 수 있습니다. 실험실 작업에 대비하기 위해 학생들에게 필요한 모든 것이 한 곳에 있습니다. ” 독일 뮌헨공과대학교 박사과정 학생인 Dorothea Hopfner 는 말합니다. “프로토콜 저장소에 대한 액세스덕에 프로토콜을 찾는 것이 훨씬 빠릅니다. 프로토콜을 찾고 인쇄하는 등의 작업이 매우 쉽습니다. ” 그녀는 이어 말했습니다.

• 수업 준비 및 과정 관리

이 두 범주는 종종 관련이 있으며 ELN이 일반적으로 이러한 작업을 대신할 수는 없지만, 연구실 수업용 콘텐츠를 구성할 수 있는 플랫폼으로 유용할 수 있습니다.

또한, “_학생들이 한 일을 검토하여 필기와 비교했을 때 데이터가 정확하고 적절한지 확인하는 것이 더 쉽습니다._” Hopfner는 설명합니다.

• 스케줄링 및 계획

_“실험 계획이 SciNote로 더욱 편리해졌습니다. 예를 들어, 동일한 실험을 계획하고 서로 다른 결과로 비교해야 하는 경우 개요를 가지고 비교, 계획 및 개선이 쉽습니다._” DALEX Biotech 의 스타트업 공동 소유자이자 독일 Bonn-Rhein-Sieg 응용과학대학의 과학 연구원인 Alexandra Ehl은 설명합니다.

오늘날 많은 연구소에서는, ELN이 기록의 체계적 정리 이상을 제공하므로 ELN에서 직접 실험을 계획합니다. 실험실 데이터는 ELN 내에서 연결할 수 있습니다 – 재고 항목을 실험, 프로토콜 관련 결과 등에 할당할 수 있습니다. 이를 통해 완료된 작업에 대한 자세한 개요와 프로젝트의 추가 진행 상황을 계획할 수 있습니다.

“_SciNote의 한 곳에서 모든 것이 가능하므로 실험을 반복하고 미래의 작업을 계획하고 일정을 수립할 때 최대 30%의 시간을 절약할 수 있습니다._” Alhourani는 설명합니다.

워크플로는 연구실 작업을 계획할 때 유용하다고 입증된 Scinote의 고유한 기능 중 하나입니다. 사용자는 노트, 그림, 프로토콜 등을 포함하는 “카드”를 순서대로 연결하여 연구실 프로세스를 만들고 정의할 수 있습니다. 이를 통해 사용자는 반드시 선형이 아닌 전체 프로세스를 보다 효과적으로 시각화하고 마감일을 설정하고 프로세스의 각 부분에 있는 지침을 따를 수 있습니다.

“ELN 중에서 SciNote가 최고의 선택이라는 것을 알았습니다. 특히 실험에서 워크플로와 Microsoft Office_와의 통합을 좋아합니다. 워크플로는 초보 과학자들의 가르침에도 도움이 됩니다. Sciote는 의학 분야에서 데이터 관리의 미래를 위한 새로운 표준을 수립했습니다._” 미국 사우스 캐롤라이나 대학교 의과대학의 NIH 박사전 연구원인 A. Sougiannis는 말합니다.

• 연구

SciNote 사용자는 ELN을 사용하여 연구에 일주일에 최대 5시간을 추가로 투자할 수 있다고 말합니다.

“_하루에 최소 한 시간을 절약하여 추가 연구에 투자하거나 일찍 집에 갈 수 있습니다. Scinote를 사용하면 나중에 관리 작업에 너무 많은 시간을 할애할 필요가 없기 때문에 실험실에 더 오래 머물 수 있습니다._” Frommholz는 설명합니다. “_전에는 모든 것을 적어서 데이터와 서식을 수집하고 종이 노트에 맞게 인쇄해야 했습니다. 이제는 SciNote에 엄청난 양의 엑셀을 저장할 수 있습니다. 우리 연구실에서는 SciNote를 사무실에서 벤치로 옮겨줄 수 있는 태블릿에 대해 생각하기 시작했습니다._”

ELN을 사용하면 하루 종일 시간이 절약됩니다. 즉, 연구자가 연구, 보조금 신청 또는 네트워킹과 같은 우선 순위 활동에 투자할 수 있는 일정 시간을 확보할 수 있습니다.

Alhourani는 “연구와 관련하여 비금전적인 혜택이 적용된다_” 고 말했습니다. “_박사과정생에게 연구가 우선 순위이기 때문에 일상 업무에서 ELN을 사용하더라도 연구에 동일한 혹은 더 많은 시간을 할애할 것입니다. ELN은 다른 작업에 필요한 시간을 줄여 연구에 더 많은 시간을 투자하거나 더 일찍 집에 갈 수 있도록 도와줍니다.”

• 원고 작성

논문 작성을 시작할 때 많은 과학자들은 모든 문헌과 연구 자료를 모으는 데 어려움을 겪고 있습니다. 빈 페이지로 시작하기가 어렵고 일반적인 문서도 작성하는 데 50-100시간 정도 걸립니다. SciNote의 원고 작성기 추가기능으로 사용자는 관련 실험을 간단히 선택하고, 참고 문헌을 추가하면 원고의 초안이 자동으로 즉시 생성됩니다.

“ _SciNote를 사용하면 데이터를 사용자가 수행한 작업과 쉽게 연결하고 실험 부분을 작성할 수 있습니다. 복잡한 데이터 세트를 종이 노트에 넣지 않기 때문에 모호성이 많이 줄어듭니다. 그것은 종이의 실험 부분에 필요한 시간 중 최소 25%를 절약할 수 있습니다. 공동 작업자와 함께 작업하는 경우 모든 데이터가 한 곳에 저장되어 더 많은 시간을 절약할 수 있기 때문에 이점이 더욱 높아집니다._” Hoepfner가 설명합니다 .

원고의 최종 버전을 생성하지는 않지만, 더욱 개선되고 편집할 수 있는 초안을 생성합니다.

“_SciNote가 없으면 모든 데이터를 편집하는 데 많은 시간이 걸릴 것입니다. 이제 우리 모두 SciNote에 모든 것을 가지고 있으므로, 주 저자는 모든 것을 쉽게 관리할 수 있습니다._” Alhourani는 덧붙입니다.

• 보고

ELN을 사용하면 포함할 연구 데이터, 즉 실험, 노트, 프로토콜, 결과, 그림 등을 선택하여 보고서를 자동으로 만들 수 있습니다. 이 기능을 통해 몇 초 만에 상세한 보고서가 생성되기 때문에 시간을 절약할 수 있습니다.

Hopfner가 강조했습니다. “_SciNote를 사용하면 보고가 훨씬 빨라집니다. 특히 보고 요청이 매우 짧은 경우 – “내일 데이터가 필요합니다”. 항상 준비가 되어 있습니다._”

보고서 생성, 편집 및 인쇄는 전자 기록뿐만 아니라 종이 기록을 보관해야 하는 실험실에도 유용합니다. 모든 프로젝트 관련 데이터를 보고서 형식으로 즉시 표시할 수 있으므로 이를 인쇄하고 전자 기록과 함께 정기적으로 저장할 수 있습니다.

Alhourani는 “_보고서 작성에 소요되는 시간이 주 3시간에서 월 3시간으로 감소했습니다._” 라고 덧붙였습니다.

• 보조금

ELN은 실험실에서 좋은 데이터 관리 관행에 기여합니다. 연구 데이터 관리의 이점 중 하나는 자금 지원 기관의 요구 사항을 준수한다는 것입니다. ELN은 (아직) 보조금 신청서 작성 작업을 직접 처리 할 수는 없지만 모든 데이터를 정리하는 것과 관련된 전반적인 시간 절약은 상당히 중요합니다. 아래 이미지 3에서 볼 수 있듯이, 절약된 시간은 종종 보조금 신청에 사용되어 자금 조달 및 ROI의 향상을 의미합니다.

“_저는 보조금 신청에 쓸 시간을 20%나 더 얻었습니다_” Frommholz는 말합니다.

• 기타

다른 활동은 실험실의 작업 방식에 크게 의존하며 항상 ELN에서 직접 지원할 수는 없지만 ELN의 유연성은 실험실에서 적합하다고 생각되는 대로 사용할 수 있도록 하는 중요한 기능입니다.

일부 실험실에서는 이를 사용하여 혁신적인 아이디어를 저장합니다 – “_무작위 프로젝트 아이디어조차도 SciNote에서 일반 아이디어의 개요를 가지고 있는 더미 프로젝트로 설정할 수 있으며 SciNote에 저장됩니다. 그런 다음 나중에 그것을 보고 몇 달 후에도 아이디어를 더 발전시킬 수 있습니다._” Hopfner는 설명합니다.

어떤 사람들에겐 이동 중 데이터 액세스가 중요합니다. – 실험실을 변경하거나 회의에 참석하지 않은 상태에서도 말입니다. “_또 다른 장점은 어디서나 데이터를 가지고 있다는 것입니다. 이 기능은 실험실을 자주 전환하고 다른 건물로 이동할 때 특히 유용합니다._” 라고 Ehl은 안전하고 모바일 친화적 웹 기반 전자 연구노트를 사용할 때 얻을 수 있는 이점을 더욱 자세히 설명합니다.

학계에서 일하고 있지만 자신의 스타트업을 구축하는 데 관심이 있다면, 그 사업을 구축하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. Frommholz는 “_SciNote 덕분에 영업 및 지원에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다._” 라고 덧붙였습니다.

또한 ELN은 지식을 교환하고 문헌과 과학 뉴스를 따라잡을 때도 사용할 수 있습니다.

“ _우리는 문헌 개요, 토론 및 공유에도 SciNote를 사용합니다. 우리는 실험, 즉 연구 영역으로 구분되는 프로젝트를 설정합니다. 우리는 작업과 프로토콜 단계를 사용하여 우리가 참고할 수 있는 기사를 추가하고 정리합니다. 새로운 내용이 출판되거나 특정 기사에 관심이 있는 사람을 알고 있다면 거기에 넣고 모든 사람에게 알립니다_” Alhourani는 말합니다 .

작업량의 상대적 이득 또는 감소

우리는 인터뷰한 모든 연구원들의 데이터를 주간 40시간의 근무로 정규화하고 SciNote로의 전환이 평균적으로 주간에 어떤 영향을 미치는지 조사했습니다.

이미지 3은 평균적으로 보고 작업 시 33%, 일정 및 계획 작업은 16%, 전자 메일의 경우 6%의 업무량을 줄일 수 있음을 보여 줍니다. 이를 통해 연구나 강의에 더 집중할 수 있으며, 보조금 신청서를 작성하는 데 17%의 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

이미지 3 — 작업량의 상대적 이득 또는 감소

전자 연구노트 도입의 ROI

평균적으로, 지정된 사람이 SciNote에 능숙한 사용자가 되어 전체 시스템을 SciNote에 설정하려면 1주(56시간)가 필요합니다. 이것은 보통 3개월 과정으로 나눠집니다.

“_SciNote로 시스템을 구축하고 전환하는 데 2-3개월을 걸쳐 40시간이 걸렸습니다. 저는 모든 것을 어떻게 정리하고 싶은지 생각할 시간이 가장 많이 필요했습니다. 그 후 우리 팀은 그 곳에서 이어 받아 지금까지 즐겁게 사용하고 있습니다._” 미국 털레인 대학의 파독 연구소 조교수 및 수석연구원인 Jonathan Fadok은 말합니다

이미지 4는 연구실에서 ELN을 도입할 때의 ROI(투자수익)를 보여 줍니다. 우리는 처음 3개월 동안 이익을 포함하지 않고, 프리미엄 SciNote 서비스 비용을 포함시켰습니다.

이미지 4 — ELN 도입시 ROI (미국달러/월)

“주요 비용은 모든 것을 체계적으로 구성하고 전환 자체를 결정하는 것과 관련이 있습니다. 그러나 2-3개월이 지나면 이미 그 이점을 알기 시작합니다. ” Fadok은 그렇게 결론냈습니다.

연구실 팀의 온보딩

평균적으로 나머지 팀은 처음에 시스템을 구축한 초기 지정인(또는 소규모 팀)보다 소프트웨어를 이해하는 데 소요되는 시간이 상당히 짧습니다. 사용자의 피드백에 따라 평균 1일(8시간)이면 새로운 사람이 SciNote에 설정된 시스템을 완전히 이해하고 사용하기에 자신감을 가질 수 있습니다.

가장 좋은 방법은 한 사람을 지정해 시스템을 먼저 설정한 다음 나머지 팀원에게 소개하는 것입니다

“_저는 노트를 OneNote에 보관했었는데, 이는 텍스트로 검색할 수 있었기 때문에 종이 노트보다 더 좋았습니다. 그러나 얼마 후 ELN으로 업그레이드하기로 결정했습니다. 완전히 새로운 프로젝트로 시작하고 새로운 연구 데이터로 시작할 때 ELN을 도입하는 것이 좋습니다. 어차피 종이 노트에도 프로토콜을 작성해야 하기 때문에 추가 시간이 필요하지 않지만 앞으로 많은 노력을 줄일 수 있습니다._” 슬로베니아 국립생물학연구소의 과학 연구원 David Dobnik은 조언합니다.

요약

ELN을 사용하여 연구자들은 3-4개월 이내에 들인 시간을 회수할 수 있습니다. 평균적으로 주당 9시간의 추가 시간을 확보하여 우선 순위 활동에 투자할 수 있습니다.

이 조사에는 7명의 사용자만 포함되었으므로 실제 시간 절약 효과는 다를 수 있습니다. 그러나 7명 중 6이 상당한 시간을 절약할 수 있었기에 이는 결과에 대한 확신을 줍니다.

오늘날 ELN의 기능은 초기 기록 보관의 범위를 넘어서고 있습니다. 이를 통해 개별 연구자 및/또는 R&D 팀이 데이터를 구성하고 프로젝트, 재고, 프로토콜 등을 관리할 수 있습니다.

일부 솔루션은 FDA의 CFR 21 파트 11과 같은 규제 당국이 정한 요구 사항을 충족하기 위해 일련의 기능을 추가로 사용합니다.

일부 사용자는 ELN을 개별적으로 사용하지만 대부분의 경우 이러한 솔루션은 연구실 그룹, 기관, 회사 또는 전체 교수진, 대학 또는 대규모 조직 수준에서 사용됩니다. 모든 실험실은 자체 시스템을 갖추고 있습니다. 프로세스가 종이 기반의 경우에도 오늘날의 디지털 시대에 과학자들은 수집, 처리 및 데이터 관리를 위해 서로 다른 디지털 솔루션을 사용해야 합니다.

ELN의 주요 강점

• 모든 데이터와 전체 IP를 한 곳에 저장 – 주석 달기, 연결 및 검색 가능

이것이 ELN이 연구실에 가져올 수 있는 주요 이점입니다. 각 재고 항목부터 최신 실험 결과 및 최종 프로젝트 보고서까지, 모든 것이 추적 가능합니다.

따라서 데이터가 더 이상 다른 소프트웨어 솔루션에 분산되지 않으므로 전반적인 IP 보호에 더욱 기여할 수 있습니다.

• 직원이 회사를 떠날 때 원활한 전환

아카이빙, 백업, 체계적인 데이터를 한 곳에서 보관하고 표준화된 기록 보관을 통해 직원이 연구실을 나갈 경우 보다 원활하고 신속하게 전환할 수 있습니다.

예를 들어, 몇 년 전에 처리된 샘플과 관련된 데이터를 찾거나 중단된 부분부터 계속 이어서 하는 것은 비교할 수 없을 정도로 쉽습니다. 새로운 사람이 바로 이전 작업을 계속할 준비가 되기 때문에 차질이 거의 발생하지 않습니다. 따라서 이러한 지연과 관련된 비용이 최소화됩니다.

• 사용자 권한으로 데이터에 대한 무단 액세스를 비활성화합니다.

사용자는 소프트웨어 내에서 수행할 수 있는 데이터 및 작업에 대한 액세스를 정의하는 역할 및 권한을 정의합니다.

• 타임 스탬프가 기록된 활동 기록을 통해 누가 무엇을 언제 했는지 정확히 알 수 있습니다.

결과 및 진행중인 작업에 대한 실시간 모니터링이 자동화되고 각 사용자의 활동이 기록되고 시간이 기록됩니다.

• ELN 내의 의견달기, 태그 지정 및 위임 작업은 효율적인 협업과 미팅의 결과를 가져옵니다.

의견을 게시하고 연구실 팀원에 태그를 지정하고 데이터에 주석을 달고 사용자와 기한을 지정하여 작업을 위임하면 동일한 정보를 전달하기 위한 수많은 회의의 필요성이 줄어 듭니다.

• 파일 찾기, 다시 쓰기, 페이지 넘기기, 복사 붙여넣기 등의 관리 작업이 최소한으로 줄어듭니다.

시스템이 ELN 내에서 설정되면 데이터는 대화형으로 바뀝니다. 서식파일을 저장하고 향후 실험에서 다시 사용할 수 있습니다. 샘플, 시약 또는 도구는 실험 내에서 직접 주석을 달 수 있습니다. 클릭 한 번으로 각 항목의 기록을 볼 수 있습니다. 무언가를 찾고 있다면 그냥 검색을 사용하십시오.

• 외부 파트너와의 협업

ELN은 또한 내부 활동의 최적화와 외부 파트너와의 협업에도 기여합니다. 규모가 크고 작은 조직이 아웃소싱 파트너 또는 고객과 함께 데이터 및 보고를 표준화하는 데 유용합니다.

• 데이터 안전 및 보안

SciNote와 같은 ELN은 가장 강력한 데이터 보안 프로토콜을 사용하여 교환된 정보의 개인 정보 보호 및 무결성을 보호합니다. 모든 데이터는 암호화되어 안전한 연결을 통해 전송됩니다. 개인정보 보호와 교환된 정보의 무결성을 보호하기 위해 SciNote는 이미 GDPR(EU의 일반 데이터 보호 규정)의 요구 사항을 이행하기 위해 적극적으로 노력하고 있습니다. 다른 기관의 요구 사항을 충족시키기 위해 로컬에 설치할 수도 있습니다.

결론

전자연구노트는 3-4개월 만에 ROI를 얻을 수 있으며 평균적으로 주 9시간을 절약할 수 있습니다.

전자연구노트로 전환 할 가치가 있냐고요? 그렇습니다!

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